Arkivnøkkelen for kommunane, K-koder, er eit viktig verktøy for å finne att dokumentasjon i kommunalt arkivmateriale. Klassifikasjon er ein obligatorisk og sentral del i NORAK - Standard for elektronisk arkiv. Foremålet med bruk av arkivnøklar i elektronisk arkiv er mellom anna å:
- sikre at dokument som har blitt til som eit resultat av dei same aktivitetane (prosessane) blir knytte saman
- gi en ekstra søkjeinngang til arkivmaterialet
- sikre ei systematisk oversikt over alle behandla saker
- vere eit utgangspunkt for forskjellige oppgåver som bevaring og kassasjon, statistikk.
osb.
I eit papirarkiv vil arkivkoden vere den fysiske adressa som viser til kor saka er arkivert.
K-kodane vert jamleg oppdaterte i takt med den kommunale organiseringa og nye lovpålagde oppgåver. Oppdateringa skjer kvart fjerde år og følgjer den kommunale valperioden. KF har på vegner av KS det faglege oppfølgingsansvaret for K-kodar, i nært samarbeid med representantar for kommunane, fylkeskommunane og dei interkommunale arkiva.
Papirversjonene av K-kodane vert gjvne ut i to utgåver - ein hovudnøkkel og ei kursutgåve. Det vert òg gjeve ut ei elektronisk utgåve av K-kodar som nyttast i sak-/arkivsystemet i kommunane. K-kodane vert gjevne ut både på bokmål og nynorsk.
